Property Administrator

English provided below

Administrateur(trice) immobilier(ère)

Lieu : Montréal, Québec, sur site
Langue : Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais et en français requises

À propos de l’opportunité

Notre client, une organisation bien établie dans le secteur de l’immobilier commercial, est à la recherche d’un(e) administrateur(trice) immobilier(ère) rigoureux(se) et collaboratif(ve) pour soutenir un portefeuille dynamique de propriétés. Ce rôle est au cœur des opérations, en collaboration étroite avec les gestionnaires immobiliers, les locataires, les fournisseurs et les équipes internes afin d’assurer le bon déroulement des activités quotidiennes.

Il s’agit d’une occasion de contribuer à un environnement dynamique et axé sur les personnes, où votre sens de l’organisation et votre proactivité auront un impact direct sur la satisfaction des locataires et l’excellence opérationnelle. Vous jouerez un rôle clé dans le maintien de relations solides et le respect des exigences, tout en soutenant une équipe qui valorise la collaboration et l’amélioration continue.

Ce que vous y gagnez

Joignez-vous à un milieu de travail qui valorise l’esprit d’équipe, la responsabilisation et une attitude positive. Vous bénéficierez d’une exposition à différents aspects de la gestion immobilière, avec des occasions de développer votre expertise et de faire évoluer votre carrière dans le domaine. Vous évoluerez dans un environnement de soutien qui favorise l’apprentissage, la communication ouverte et un équilibre entre professionnalisme et convivialité.

Vos responsabilités

• Vous soutiendrez les gestionnaires immobiliers et les administrateurs dans les opérations quotidiennes, en assurant une coordination fluide entre plusieurs propriétés
• Dans ce rôle, vous gérerez les processus d’approvisionnement, y compris les bons de commande et la documentation contractuelle
• Vous maintiendrez et organiserez les dossiers de baux, les dossiers des locataires ainsi que les systèmes de classement physiques et électroniques
• Vous communiquerez avec les locataires pour assurer le suivi des certificats d’assurance, des rapports de ventes et le respect des exigences des baux
• Vous répondrez aux demandes des locataires et des fournisseurs en offrant un service à la clientèle exceptionnel et des solutions rapides
• Vous participerez aux réunions avec les locataires, aux événements d’engagement et à la gestion des systèmes de bons de travail afin d’améliorer l’expérience des locataires

Compétences et qualifications

• 2+ années d’expérience en administration, idéalement en gestion immobilière ou dans un domaine connexe
• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique
• Excellentes aptitudes en communication écrite et orale, avec une approche axée sur le service à la clientèle
• Grand souci du détail et capacité à maintenir des dossiers et une documentation précis
• Maîtrise de la suite Microsoft Office, incluant Excel et Outlook
• Une expérience avec Yardi est un atout
• Une formation postsecondaire est un atout

Mot du gestionnaire recruteur

« Nous recherchons une personne qui aime garder les choses organisées et qui apprécie être la référence pour assurer le bon fonctionnement des opérations. Si vous êtes proactif(ve), collaboratif(ve) et aimez bâtir des relations, vous vous épanouirez dans ce rôle. »

Pourquoi choisir Altis

Si vous n’avez jamais travaillé avec une agence de recrutement, nous rendons le processus simple. Nous collaborons avec des employeurs de premier plan à travers le Canada qui offrent des opportunités de qualité, toutes vérifiées par notre équipe. Lorsque vous postulez avec Altis, nous prenons le temps de vous connaître, de comprendre vos forces et vos objectifs. Si votre profil correspond, nous gérons tout le processus, défendons votre candidature, vous offrons du coaching et vous mettons directement en relation avec le gestionnaire recruteur. Et surtout, tous nos services sont entièrement gratuits pour les candidats.

English Version
Property Administrator
Location: Montreal, QU, On-site
Language: Strong written and verbal communication skills in English and French required

About the Opportunity

Our client, a well-established organization within the commercial real estate sector, is seeking a detail-oriented and collaborative Property Administrator to support a dynamic portfolio of properties. This role sits at the heart of operations, working closely with Property Managers, tenants, vendors, and internal teams to ensure seamless day-to-day functionality.

This is an opportunity to contribute to a fast-paced, people-focused environment where your organizational skills and proactive mindset will directly impact tenant satisfaction and operational excellence. You will play a key role in maintaining strong relationships and ensuring compliance, while supporting a team that values collaboration and continuous improvement.

What’s in it for You

Join a workplace that values teamwork, accountability, and a positive attitude. You will gain exposure to various aspects of property management, with opportunities to build your expertise and grow your career in the industry. Expect a supportive environment that encourages learning, open communication, and a culture that balances professionalism with a sense of fun.

Your Responsibilities

• You’ll support Property Managers and administrators with day-to-day operations, ensuring smooth coordination across multiple properties
• In this role, you’ll manage procurement processes, including purchase orders and contract documentation
• You’ll maintain and organize lease files, tenant records, and both physical and electronic documentation systems
• You’ll communicate with tenants to track insurance certificates, sales reports, and ensure compliance with lease requirements
• You’ll respond to tenant and vendor inquiries, providing exceptional customer service and timely resolutions
• You’ll assist with tenant meetings, engagement events, and work order systems to enhance the overall tenant experience

Skills and Qualifications

• 2+ years of administrative experience, ideally within property management or a related field
• Strong organizational skills with the ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment
• Excellent written and verbal communication skills, with a customer-first mindset
• High attention to detail and ability to maintain accurate records and documentation
• Proficiency in Microsoft Office, including Excel and Outlook
• Experience with Yardi is considered an asset
• Post-secondary education is an asset

Note from the Hiring Manager

“We’re looking for someone who takes pride in staying organized and enjoys being the go-to person for keeping things running smoothly. If you’re proactive, collaborative, and enjoy building relationships, you’ll thrive here.”

Why Partner with Altis

If you’ve never worked with a staffing agency before, we make it easy. We work with top employers across Canada who have great jobs to fill, each vetted and verified by our team. When you apply for a job with Altis, we get to know you as a candidate and learn what your strengths are. Then, if you’re a solid match, we handle all the logistics, advocating for you as a candidate for the role, providing access to coaching and connecting you directly with the hiring manager. And rest assured, all our services are free of cost for candidates.

We appreciate the time and effort all applicants invest in their submissions. Please note that only candidates shortlisted for this role will be contacted directly. However, your profile will remain under consideration for future opportunities that align with your experience and career goals. All qualified applicants will receive fair consideration for employment. We welcome individuals of all backgrounds, experiences, and identities including those who identify as women, members of racialized groups, Indigenous Peoples, persons with disabilities, and 2SLGBTQIA+ communities. If you require an accommodation, please review our accessibility policy and reach out to our accessibility officer with any questions. Our human recruiters review all applications and always make the final hiring decision. On occasion, we also use AI-assisted tools to help review applications.