Proposal Coordinator - 6 Month Contract

Our client working in Business Consulting Services is hiring for a Proposal Coordinator to join their team on a 6 month contract. This contract does have the potential to go permanent for the right individual. This contract is working in a flexible hybrid environment. 

As a Proposal Coordinator, you will play a central role in managing and coordinating the firm’s proposal and tender submissions. You’ll ensure that each proposal is accurate, compliant, and aligned with company standards, working closely with internal teams to meet deadlines and maintain a high level of quality.

Key Responsibilities

• Proposal Management: Coordinate the full proposal process — from opportunity identification to final submission — ensuring deadlines and requirements are met.

• Content Development: Draft, edit, and format proposal materials, CVs, and project references to ensure clarity and consistency.

• Scheduling & Coordination: Maintain detailed proposal timelines and coordinate contributions from internal stakeholders.

• Quality Control: Review documents for accuracy, compliance, and formatting standards.

• Database & Documentation: Maintain organized records of proposals, templates, and project information for future use.

• Process Improvement: Support continuous improvement by updating templates, checklists, and best practices.

What You Bring

• Bilingual in French and English (strong writing and editing skills, especially in English).

• 1–2 years of experience in proposal coordination, tender writing, or document management.

• Strong attention to detail, organizational skills, and ability to meet tight deadlines.

• Proficiency in Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint) and Adobe Acrobat.

• Familiarity with SharePoint/Teams and good document management practices.

• Team-oriented, proactive, and adaptable under pressure.

Assets

• Experience preparing proposals for government RFPs or consulting services.

• Knowledge of procurement platforms such as SEAO, CanadaBuys, MERX, Bonfire, and bids&tenders.

• Background in audit, finance, or management consulting.

• DEC or bachelor’s degree in administration, communications, translation, marketing, or related field.

À propos du poste
En tant que Coordonnateur·trice de propositions, vous jouerez un rôle clé dans la gestion et la coordination des soumissions de propositions et d’appels d’offres de l’entreprise. Vous veillerez à ce que chaque proposition soit précise, conforme et alignée aux normes , en collaborant avec les équipes internes pour respecter les délais et garantir la qualité.

Responsabilités principales

• Gestion des propositions : Coordonner l’ensemble du processus de proposition, de l’identification de l’opportunité à la soumission finale, en respectant les délais et exigences.

• Rédaction et révision : Rédiger, éditer et mettre en forme les documents de propositions, CV et références de projets pour assurer clarté et cohérence.

• Planification et coordination : Maintenir les calendriers de propositions et coordonner les contributions des parties prenantes internes.

• Contrôle de qualité : Vérifier l’exactitude des documents, leur conformité et leur présentation.

• Gestion des bases de données et documentation : Maintenir des dossiers organisés de propositions, modèles et informations sur les projets pour référence future.

• Amélioration continue : Mettre à jour les modèles, listes de contrôle et pratiques exemplaires pour améliorer le processus.

Compétences requises

• Bilingue français et anglais (excellente rédaction et édition, surtout en anglais).

• 1–2 ans d’expérience pertinente dans la coordination de propositions, la rédaction d’appels d’offres ou la gestion documentaire.

• Excellente organisation, souci du détail et capacité à respecter des délais serrés.

• Maîtrise de Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint) et Adobe Acrobat.

• Familiarité avec SharePoint/Teams et bonnes pratiques de gestion documentaire.

• Esprit d’équipe, proactif·ve et capable de s’adapter sous pression.

Atouts

• Expérience dans la préparation de propositions pour appels d’offres gouvernementaux ou services-conseils.

• Connaissance des plateformes d’approvisionnement comme SEAO, CanadaBuys, MERX, Bonfire, bids&tenders.

• Expérience dans l’audit, la finance ou le conseil en gestion.

• DEC ou baccalauréat en administration, communications, traduction, marketing ou domaine connexe.

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